兢兢业业工作一年，却在年终汇报时翻了车？这本书让你脱颖而出

在职场中，有的人会感叹，为什么干了同样的事，自己没话说，别人却能说得天花乱坠，自己干了十分，只能说出五分，别人只干了八分，却能说出十五分呢？那就是因为你没有掌握说话的技巧，没有掌握汇报的技巧。

光说不干假把式，光干不说傻把式，既会说又会干才是真把式。毫不夸张地说，及时汇报和在合适的时机汇报，是职场必备的技能之一。

在现实生活中，你可能经常遇到这样的情况，领导对下属说，“你给我汇报一下情况”，但是下属汇报完了以后领导又总是不满意，这是为什么呢？是因为汇报不完整、不合格，缺少了必备的元素。不完整的汇报，可能是只有观点、缺乏足够的事实；也可能是只有观点没有事实。

最常见的不完整的汇报是缺乏建议。汇报不同于讲述、叙述和表达，最与众不同的地方就是要有相应的建议。所以，真正合格的汇报必须具备的元素是：有事实、有观点，且要有基于事实和观点的建议。

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合格汇报的3大要素

汇报的主要构成有三大要素：事实、观点和建议，用时比例约为424。如果是下级向上级汇报，至少要提供两点建议，并预留时间对建议的实施进行一定的预测；更高层的汇报则要求提供落实建议的资源规划内容。

1.事实

结合开篇案例。首先，我们可以发现，菅直人在汇报的开头使用了大量的事实和数字。

到目前为止，自卫队、警察、消防、海上保安厅以及外国救援队共救出了约12000人；自卫队海陆空共有5万人投入到救援中，我们已准备好将救援人数提升到10万人；此外，从全国各地调集的2500多名警察已进入受灾地区；1100多队消防急救队也已进入现场；同时，派遣了200多个医疗小组进入受灾地。

我们说过要对事实进行筛选，但筛选并不意味着只说对自己完全有利的部分，而不利的部分绝不能说。在这段汇报中，菅直人也承认了救援工作中还存在着不足，这样显得态度非常诚恳。

2.观点

我们已指示其他电力公司以最大限度的努力来帮助这两家公司；我同意东京电力公司从明天开始在辖区内实施计划停电；这次的地震、海啸以及核电站目前的情况，是第二次世界大战后65年来我所经历的最严重的危机。

以上这些都是菅直人在演讲中表达的观点。要确定自己在汇报中表达哪些观点，首先要明确自己汇报的目的和与汇报对象的关系，观点是为目的和汇报对象服务的。

汇报的目的

有人问我，汇报应如何准备。我一定先问他，你这次汇报的目的是什么？一次合格的汇报一定要在准备前就明确目的。目的不清的汇报一定会变得很糟糕。

下级对上级的汇报，目的一般由汇报要求人提供。如果汇报要求人没有明确提出，汇报人也可以主动询问，该汇报想要达到什么目的。

汇报可能的目的有三种：

● 进行一次决策；

● 进行一次评估；

● 进行一次比较正式的讨论。

决策可能涉及事项的进行时间，可能涉及投资的方向，可能涉及工作的选择，可能涉及人员的任免，可能涉及政策的调整。决策是组织行为中最重要的行为之一,而汇报水平将严重影响组织的决策水平。

评估可能涉及对人员表现的评估，可能涉及对目前竞争态势的评估，可能涉及对眼前处境的评估，可能涉及对相关行为变化的评估等。它是组织对自身情况的一个自我诊断方法。一个组织内可以进行高水平的汇报，则一定具备较强的组织竞争力。

正式讨论不仅是信息的交换和分享，是观点的借鉴和启发，同时也是形成一致目标的途径。良好的汇报体系可以在组织中形成高水平的讨论，并持久提高企业竞争力。

与汇报对象的关系

明确了汇报的目的后，还要落实与听汇报人的关系。在职场中，关系一般有两种，分别是平等的关系（平级汇报）、不平等的关系（向上汇报）。

比如，向经理汇报本次培训的情况，就是不平等关系；向其他区域的同事汇报你负责的区域的情况，就是平等关系。

不平等关系的汇报要点有三个：

● 事实的描述要更加详细的细节；

● 看法或观点要更加明确清晰；

● 所提建议分别要有应用推测。

平等的汇报属于日常的沟通，可以不用那么严格。不过，经常锻炼汇报的能力，会让你在日后的职场中有长远的发展。因为这是一个人在职业生活中从基层到中层管理者成长过程中，最重要的但也最容易被忽视的一个实力。

3.建议

什么是建议？建议是基于汇报的事实以及得到的结论，根据逻辑提出的解决方案。所以诸如“我不希望下次再出现类似的事情”“我希望提高服务质量”“我希望改善产品的稳定性”等都不是建议，而只是你根据事实得出来的希望。建议应该具体指出改善服务质量的方法。如“我不希望下次再出现类似的事情，以后要落实岗位责任制”“我希望提高服务质量，对一线人员能不能增加一个说话的训练”“我希望改善产品的稳定性，以后要加派人手参与测试环节”，这就是具体的建议了。

那么现在你能判断在上面的汇报中，菅直人所说的哪些是建议，哪些不是建议吗？

让我们人人都具备救灾意识，与家人、朋友以及当地的民众团结在一起，共渡难关，重建一个更加美好的崭新日本。我由衷地希望所有国民能够响应我的请求。

这一句是不是建议呢？

希望工业生产和家庭开展节电工作。

这一句又是不是建议呢？

没有建议的汇报是不合格的汇报。现实生活中，上级觉得下级汇报做得差，大多是因为汇报中缺少建议。之所以要有建议，是因为通过事实和逻辑，提供的是一种解决问题的方法，是说话者思维能力的体现，是说话者价值的体现。

建议必须有具体的行为指导，不能停留在抽象的、概念性的层面。要包含具体的时间、地点、人物以及具体的事件。建议可以是指向内部的，也可以是指向外部的。

指向内部的建议比如：根据前述的事实和形成的观点，我认为应该立刻采取行动将主流产品降价，从我们现在负责的市场先开始执行。

指向外部的建议比如：根据前面陈述的情况，我认为此项目的关键在于降低原料氯化镁的成本，因此，我建议采购部李经理与供应商大华公司斡旋，务必将价格压低到1100元/吨以下。

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会汇报的人晋升快

汇报是一种说话的高级形式，它需要你有自己独立的思想，只有拥有思想才能完成汇集材料、明确主题的步骤，否则汇报就无从谈起。所以在练习汇报的过程中，你的思想一定也会得到训练。有思想的人一般都在社会中起到重要的作用。

学好了汇报，会有以下两个预期变化。

1.拥有成熟的价值观以及独立的思想

一项对中层管理者进行的调研显示，他们最不愿意做的往往就是汇报。而对企业高层进行的调研显示，他们对中层管理者最不满意的也恰恰是汇报。

之所以会出现这种情况，是因为很多中层管理者没有基层工作的经验，他们并不清楚哪些建议是真正可行的。只有基层员工才最了解真实情况，他们提出的建议也是最具可行性的。如果基层员工在基层工作时能写好汇报，那么他们将具备扎实的上升空间。

2.组织地位明显得到巩固和提高

你每天所做的事，上级不可能全都看见，再体贴的领导也不可能随时和每位员工做一对一的沟通。所以，部下向上级汇报是建立良好上下级关系的一个重要途径。部下想把自己的一些想法付诸实施，不仅要向上级报告，而且要提出关于具体如何实施的“建议”，这样不仅会使你和上级沟通顺畅，也会让上级对你刮目相看。

通过对事实的不断积累和思考得出有说服力的观点，在此基础上给出恰当的建议，并能够对建议进行合理的预测，这样的人在组织中是很容易被提升的。